V tomto texte si podrobne popíšeme postupy pre zálohovanie a archiváciu osobných priečinkov v Outlook 2010, vysvetlíme rozdiely medzi archívom a zálohou, ukážeme nastavenia automatickej archivácie, tipy na obnovu poškodených súborov PST a odporúčania pre bezpečné uchovávanie archívov.
Záloha vs. archív - čo je rozdiel
Jedná sa o “Zálohu” a “Archív”. Archívny súbor nie je to isté ako záloha. Archívy sú určené na dlhodobé uloženie starých položiek, ku ktorým nepotrebujete pravidelný prístup. Zálohy sú duplicitné kópie údajov uložené samostatne na účely obnovy po havárii.
Výber položiek na zálohovanie
Poďme sa teda pozrieť ako na to. V tomto kroku vyberieme čo si chceme odzálohovať. Ak klepneme na konkrétny priečinok, spraví sa záloha len toho priečinka. A máme zálohu. Na súborovom systéme si môžeme pozrieť súbor so zálohou, odkiaľ si ho môžeme vykopírovať napr.
Práca s archívom v Outlooku 2010
Práca a archívom je podobná tej so zálohou. Archív sa otvorí v ľavom panely Outlooku a keď chceme súbor niekde nakopírovať je potrebné mať zatvorený Outlook, resp. To je potrebné aj keď je súbor pst, a je jedno čo sa jedná o zálohu, či archív poškodený.
Nastavenie automatickej archivácie
To spravíme cez známe menu (viď. Záložka Automaticky archivovať). Tu je možné nastaviť si možnosti archivovania iné ako predvolené. Napríklad je vhodné pre niektoré priečinky archivovanie vypnúť, napr. Tu máme možnosť použiť nastavenie, ktoré je použité pre automatický archív, alebo samostatné nastavenie. Funkcia archivácie v Outlooku predvolene dokáže vyčistiť staré položky iba podľa dátumu.
Prečítajte si tiež: Sprievodca kombináciou vitamínov
Kroky nastavenia automatickej archivácie
- Začiarkavacie políčko Spustiť automatickú archiváciu: Uistite sa, že Spustiť automatickú archiváciu každých N dní je začiarknutá možnosť.
- Spustiť automatickú archiváciu každých N dní: Ovláda plán automatickej archivácie. Nastavte interval (pre väčšinu používateľov funguje spustenie automatickej archivácie každých 14 dní).
- Archivovať alebo odstrániť staré položky: Tento hlavný prepínač aktivuje vašu vlastnú konfiguráciu automatickej archivácie.
- Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov: Ak je táto možnosť povolená, vaše archívne priečinky sa automaticky zobrazia v navigačnej table.
- Vyčistite položky staršie ako: Nastavuje vek archivácie. Položky staršie ako tento limit sa presunú do archívneho súboru.
- Presunúť staré položky do: Oznámi programu Outlook, kam má ukladať archivované položky. Predvolene vytvorí súbor archive.pst v priečinku Dokumenty\Súbory programu Outlook. Kliknite prezerať vyberte iné umiestnenie alebo názov súboru.
- Natrvalo odstrániť položky: Namiesto uchovávania archivovaných kópií toto nastavenie úplne vymaže staré položky po dosiahnutí ich veku. Používajte ho opatrne - odstránené položky nie je možné obnoviť.
- Použiť tieto nastavenia na všetky priečinky teraz: Toto tlačidlo okamžite použije vašu aktuálnu konfiguráciu vo všetkých priečinkoch Outlooku.
Prispôsobenie nastavení pre jednotlivé priečinky
Vyberte priečinok, ktorý chcete archivovať (napr. Doručená pošta). pod Archivovať položky staršie ako, zadajte dátum. Vyberte prvý priečinok (napr. Doručená pošta) a nastavte dátum na 6 mesiacov dozadu. Vyberte iný priečinok (napr. Odoslané položky) a nastavte iný dátum (napr. Pred rokom).
Špecifiká typov položiek
- Položky kalendára: V prípade stretnutí a plánovaných udalostí je relevantným dátumom dátum poslednej úpravy a uloženia položky. Položky s opakovanými vzormi sú z automatickej archivácie vyňaté.
- Úlohy: Dôležité sú tu dva dátumy: dátum dokončenia a dátum poslednej úpravy. Novší dátum určuje oprávnenosť. Úlohy, ktoré sa stále zobrazujú ako nedokončené, sa nikdy automaticky nearchivujú.
- Kontakty: Funkcia automatickej archivácie úplne preskočí kontakty.
Vyhľadávanie a archív
Predvolene sa pri vyhľadávaní v programe Outlook prehľadávajú všetky priečinky v poštovej schránke vrátane priečinka Archív a poštovej schránky Archív. A: Záleží to od metódy archivácie. Outlook predvolene prehľadáva všetky priečinky vrátane archivovaných položiek.
Online archivácia (Exchange Server / Microsoft 365)
Online archivácia Exchange Servera, nazývaná aj archivácia na mieste, je cloudové riešenie podnikovej triedy pre Microsoft 365, ktoré funguje ako samostatná poštová schránka na serveri. Online archivácia Exchange Servera povolená: Ak vaša organizácia povolí online archiváciu Exchange Servera, automatická archivácia sa automaticky vypne. Online archivácia slúži ako podniková náhrada za automatickú archiváciu. Online archív Exchange Servera môžu povoliť alebo zakázať iba správcovia.
Obmedzenia a bezpečnostné odporúčania
- Aj keď môžete zvýšiť predvolený limit 50 GB na 100 GB úpravami v registri, neodporúča sa to. Obrovské súbory PST spomalia Outlook a zvýšia riziko poškodenia.
- Funkcia zakázaná správcom: Váš správca siete mohol zakázať automatickú archiváciu prostredníctvom skupinovej politiky alebo politík uchovávania údajov, ktoré prepíšu funkciu automatickej archivácie.
- Nové obmedzenia Outlooku: Nový Outlook nepodporuje automatickú archiváciu a nástroj Vyčistiť staré položky.
- Archívny priečinok: V zozname priečinkov navigačnej tably sa zobrazí vstavaný priečinok Archív. Aktualizácia Outlooku: Pre kontá Microsoft 365, Exchange, Exchange Online a Outlook.com by mal priečinok Archív existovať predvolene.
Bezpečné zálohovanie archívnych súborov
Lokálne záložné kópie: Skopírujte archívny súbor PST na externý pevný disk alebo USB disk. Pamätajte, že archívne súbory nie sú to isté ako zálohy. Súbory PST je možné otvoriť v programe Outlook a presúvať medzi počítačmi. Nastavte automatickú archiváciu tak, aby sa spúšťala dostatočne často, aby sa predišlo veľkému počtu nevybavených položiek, ale nie tak často, aby to ovplyvnilo výkon.
Riešenie poškodeného súboru PST
Na filesystéme nájdeme aplikáciu scanpst.exe (uložená na disku C: v adresári s inštaláciou Office napr.). Pred pokusom o obnovu si vždy vytvorte záložnú kópiu poškodeného archívneho súboru. Ak sa pevný disk obsahujúci súbor PST automatickej archivácie stane nepoužiteľným, tieto správy sa stratia.
Prečítajte si tiež: Kanabidiol a zdravie
Export vs. archivácia: kedy čomu dať prednosť
Archivácia a export sú odlišné procesy. Archivácia presúva položky z ich pôvodného umiestnenia do archívneho súboru, čím ich odstraňuje z hlavného súboru PST a uvoľňuje miesto. Export vytvorí kópiu vybratých položiek, ale neodstráni ich z ich pôvodného umiestnenia ani nezníži veľkosť poštovej schránky.
Tipy pre prax a scenáre, ktoré treba zvážiť
- Niekedy NECHCETE archivovať niektoré položky, ktoré sa budú často používať. Nižšie sú uvedené riešenia pre 3 rôzne scenáre.
- Nastavte rôzne obdobia starnutia pre rôzne priečinky (napr. doručená pošta 6 mesiacov, odoslané položky pred rokom).
- Ak potrebujete pokročilejšie ovládacie prvky nad automatická archivácia, môžete použiť makrá VBA programu Outlook.
- A: V prípade účtov Microsoft 365, Exchange, Exchange Online alebo Outlook.com nie je možné zmeniť umiestnenie vstavaného priečinka Archív - ide o predvolený systémový priečinok, ktorý nie je možné premenovať, presunúť ani odstrániť. V prípade účtov POP a IMAP môžete zmeniť umiestnenie priečinka Archív výberom položky Súbor -> Nastavenia poštovej schránky -> Nástroje -> Nastaviť priečinok Archív.
- Ak chcete zabrániť archivácii položiek klávesom Backspace, musíte pridať položku v registri. Prejdite na HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options, vytvorte hodnotu DWORD s názvom DisableOneClickArchive a nastavte ju na hodnotu 1.
Udržiavanie archívu pre prehľadnosť a súdržnosť dát
Archivujte správy, ktoré by ste mohli neskôr potrebovať na účely nahliadnutia, dodržiavania predpisov alebo vedenia záznamov. Pravidelne si udržiavajte archív kontrolou archivovaných položiek a mazaním tých, ktoré už nepotrebujete. Tým zabránite tomu, aby sa váš archív stal takým neprehľadným ako vaša doručená pošta, a udržíte veľkosť súborov spravovateľnú.
How to Export an Outlook 2010 Personal Folder File (.pst)
Krátky kontrolný zoznam pred zálohou/archiváciou
- Vyberte, ktoré priečinky zálohujete alebo archivujete.
- Zatvorte Outlook pred kopírovaním súborov PST.
- Vytvorte lokálnu kópiu .pst na externom úložisku ako zálohu.
- Ak je PST poškodený, pred obnovou urobte kópiu súboru a použite scanpst.exe.
- Nastavte pravidelnú automatickú archiváciu s rozumným intervalom (napr. 14 dní).
Máte otázky týkajúce sa tejto príručky alebo potrebujete ďalšiu pomoc s problémami s Outlookom? Prostredníctvom svojich technických textov sa Xiu venuje sprístupneniu komplexných IT riešení bežným používateľom.
Prečítajte si tiež: Ovčie kiahne u detí